Archives
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Le terme archives a trois acceptions. Il désigne :
- les documents qu'on crée dans le cadre de son activité et qu'on conserve pour pouvoir s'y reporter un jour, notamment à des fins de preuve ;
- les services et institutions qui les collectent, les conservent et les communiquent ;
- les locaux où ils sont conservés.
En plus d'être des moyens de prouver et de garantir des droits, les documents d'archives peuvent constituer des sources pour l'historien ou pour quiconque veut connaître le passé. Dans la perspective de favoriser la recherche historique, les États ont progressivement, depuis la fin du XVIIIe siècle, organisé des services d'archives ouverts au public et fait obligation à leurs administrations de verser à ces services les documents produits par elles une fois échue leur durée d'utilité administrative. Les principes et les techniques relatifs à la gestion des archives font l'objet d'une des disciplines participant des sciences de l'information, l'archivistique. Les deux concepts de base de cette discipline sont
- le principe du respect des fonds, qui impose de traiter les documents en fonction de leur provenance et non de leur sujet, ce qui implique de les classer et de les inventorier sans perdre de vue leur lien organique avec l'entité qui les a produits,
- la théorie des trois âges.
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[modifier] Généralités
Le mot archives est rarement employé au singulier, au moins par les professionnels. On parle d'article, de pièce ou document original. De bonnes archives, c'est-à-dire des archives accessibles et préservées de consultations désordonnées, doivent être dotées d'instruments de recherches qui en décrivent le contenu (répertoire ou inventaire).
[modifier] La théorie des trois âges
En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courante, intermédiaire et définitive (1er, 2ème et 3ème age)
Les archives courantes (dont les affaires sont en cours) regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaires courantes.
Les archives intermédiaires ne sont plus d'usage courant mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de la durée légale ou réglementaire de conservation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement (pour les besoins de recherches) soit éliminées.
Une fois échue leur durée d'utilité administrative (DUA) ou juridique, les archives sont soit éliminées, soit considérées comme ayant une valeur historique, et donc conservées définitivement. Les archives définitives ont vocation à être conservées pour des raisons historiques ou patrimoniales. En France, les archives définitives des personnes publiques, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État, doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent. Les archives définitives des administrations centrales de l'État et des établissements publics à compétence nationale doivent être versées aux Archives nationales.
[modifier] Les archives dans l'entreprise
Les entreprises, comme tous les autres organismes du secteur privé, conservent leurs archives pour se conformer à des règles légales, soit parce que le droit positif leur fait obligation de conserver tel type de document pendant une durée donnée (en France, c'est le cas de certaines dispositions du Code de commerce), soit parce qu'il leur faut, en cas de procès ou de contrôle, pouvoir prouver qu'elles ont fait ou dit ce qu'elles devaient au moment où elles le devaient.
Les archives sont donc vues par l'entreprise sous un angle purement utilitaire et sans la moindre préoccupation culturelle ou patrimoniale. Dans la plupart des entreprises, elles ne sont ainsi conservées qu'aussi longtemps qu'elles sont des archives courantes ou intermédiaires et elles sont détruites une fois échue leur durée d'utilité administrative. Leur gestion au quotidien est confiée à des services de logistique interne, le cas échéant avec le renfort de sous-traitants externes, ou confondue avec des activités de documentation. Dans le meilleur des cas, cette gestion est rationalisée par des procédures de Records Management (alias gestion des documents d'archives) qui encadrent dès l'origine la production des documents, évitent les doublons et les destructions inconsidérées et assurent la traçabilité des documents pendant toute leur durée de vie.
Il est très rare que des entreprises se dotent des moyens de conserver elles-mêmes leurs archives définitives en créant un service d'archives historiques confié à des archivistes de métier et en permettant à des chercheurs de consulter leurs archives. En France, ce n'est le cas que des grandes banques et de certains groupes industriels.
De plus en plus, en revanche, les services d'archives publics recueillent des archives d'entreprises. Une part importante des sources de l'histoire de l'économie se trouve donc dans ces services, dont le plus connu, en France, est le Centre des archives du monde du travail.
[modifier] Types d'archives
[modifier] Archives publiques
Les archives publiques désignent les archives produites par les administrations ou organismes chargés d'une mission de service public (ministères, services déconcentrés, collectivités territoriales, établissements publics, organismes consulaires, organismes privés chargés d'une mission de service public, officiers ministériels,...). Les archives publiques désignent aussi plus particulièrement les fonds d'archives généralement publiques gérés par le service public et conservés dans des dépôts spécifiques (en France : Archives nationales, Archives départementales et Archives municipales pour les principales).
[modifier] Archives privées
Les archives privées sont toutes les autres archives ; on peut y rattacher ainsi les papiers et documents personnels.
La distinction privée/publique présente quelques complications. D'abord, au sein des organismes, par exemple en France, une partie des archives d'un notaire (en tant qu'officier ministériel) est considérée comme publiques (les actes authentiques essentiellement), alors que les dossiers de clients gardent un statut privé comme constituant de son étude. Par ailleurs, si par leur ancienneté les archives n'ont plus d'intérêt pour un organisme privé, celui-ci peut en proposer la conservation et la gestion à un service public, toutes les garanties étant prises pour que les possibilités de communication publique ne puissent nuire à l'entreprise ou à quiconque.
[modifier] Archives spécialisées
[modifier] Archives et gestion de l'information
Le développement de la gestion informatique des données et échanges au sein des entreprises bouleversent les distinctions traditionnelles et les pratiques d'archivage qui en résultaient.
Comme documents produits à l'intérieur, les archives se distinguent aisément des ressources externes qui constituent la documentation. Cependant, des éléments provenant de la documentation peuvent être judicieusement joints aux archives proprement dites pour en permettre une meilleure utilisation ultérieure. L'informatique peut amener une confusion de cette distinction, même si les systèmes d'information permettent au contraire de l'optimiser.
Avec les supports matériels, l'encombrement était la principale motivation de l'archivage : on ne pouvait pas pousser les murs. Ce facteur n'est pas aussi déterminant avec les supports numériques : un faible investissement permet de différer sans cesse le classement des documents obsolètes, leur consultation restant de plus généralement toujours possible sans réelle perte d'efficacité. Si on y ajoute les risques de destruction et aussi d'obsolescence des supports, de graves interrogations sont apparues sur la préservation de la mémoire des activités contemporaines et futures.
[modifier] Questions ouvertes
Le débat sur les délais de communication des archives
En France, les archives publiques sont régies par le livre II du code du patrimoine. Ce texte, à valeur de loi, reprend et unifie l'ensemble des dispositions législatives antérieures relatives au "patrimoine", dispositions qui sont, par là-même, abrogées. Ce qui revient à insérer dans un cadre plus large la loi du 3 janvier 1979, mise en pratique par les décrets du 3 décembre 1979. Le premier article (L. 211-1) stipule : "Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité".
On ne voit pas quel objet peut échapper à cette définition, bien au-delà de la production écrite. Le législateur voulait manifestement une définition aussi large que possible, afin de faciliter le travail des archivistes. L'article suivant (L 211-2) vient cependant indiquer de manière plus traditionnelle les finalités de la conservation : "les besoins de la gestion et de la justification des droits"... "la documentation historique de la recherche". Ce binôme reprend la définition du Manuel d'archivistique de 1970, tout en faisant disparaître l'adjectif "scientifique" qui définissait alors la "recherche". La loi de 1979 n'a pas non plus repris l'articulation fondamentale fonds - document, clairement énoncée dans ce manuel. Elle a peut-être aggravé et ossifié la pratique de restrictions à la communication, lentement élaborée depuis le XIXe siècle, en contradiction massive avec le décret de la Convention du 7 messidor an II, qui affirmait le caractère public des archives publiques dans un cadre républicain. Ces évolutions récentes ont suscité et suscitent diverses interrogations, dont certaines ont donné lieu à débats, voire polémiques, tandis que d'autres, peut-être plus importantes, sont demeurées sous-jacentes.
Les controverses ont surtout tourné autour de la question de la communication des archives publiques récentes. En fait, les cas de rétention non ou peu justifiés paraissent excessivement rares. Les usagers des archives qui se plaignent ignorent tout, le plus souvent, des problèmes concrets auxquels doivent faire face les professionnels des archives, peu nombreux, et sans le travail desquels les archives ne sont que virtuelles : les archives non classées ne sont pas communicables, et le tri-classement (opération délicate s'il en est) ne peut être réalisé que par des personnes disposant d'une solide formation historique. En France, au cours des dix dernières années, le nombre de conservateurs d'archives, au sens strict, a diminué. Il est significatif que le code du patrimoine ne comporte aucune mention de "conservateur". Cette baisse a toutefois été en partie compensée par le recrutement important, par les collectivités territoriales, de cadres de la filière culturelle. Le plus souvent attachés de conservation du patrimoine, ces personnels ont été formés par les universités.
Mais il n'est sans doute pas interdit non plus d'avoir quelques doutes sur l'évolution de la pratique des conservateurs et sur les directives élaborées par les directions parisiennes, qui n'ont peut-être pas mesuré entièrement le caractère nocif de la pression exercée par le flot montant des archives les plus contemporaines, pression qui conduit trop souvent à un déséquilibre dangereux. Le patrimoine n'a de sens que dans une perspective fondamentalement historique, qui tend à disparaître si toute l'attention se concentre sur l'ultra-contemporain. Dans le Manuel de 1970, Robert-Henri Bautier rappelait la distinction essentielle élaborée par les pères de l'archivistique, les conservateurs allemands du XIXe siècle : l'opposition entre "Archiv" et "Registratur", c'est-à-dire entre les archives historiques et les papiers des administrations. La pratique actuelle tend malheureusement à effacer la différence radicale entre conservateurs d'archives et gestionnaires de papiers. L'invasion des "normes" américaines (sous la forme, notamment, de la DTD EAD) renforce cette tendance, qui aboutit de facto à la négation du caractère spécifiquement historique des documents conservés dans les dépôts d'archives publics. Il faudrait aussi se poser la question de l'évolution du lectorat, ce qui amènerait peut-être à noter le relatif retrait des universitaires, sinon même des étudiants, mais cette difficulté renvoie à d'autres articles de l'encyclopédie.
L'accès aux archives : question de principes, ou d'efficacité ?
S'il est légitime de se poser des questions sur les principes qui régissent la communication des archives, il convient de se poser la question de l'accès effectif aux archives publiques et privées.
Deux problèmes entrent en ligne de compte : - le premier tient à l'évolution du public des Archives, nombreux et de profil bien différent de celui de ses pères ; - le deuxième tient à la production maintenant massive des documents administratifs, dont les archivistes doivent tenir compte, à la fois pour pratiquer une collecte raisonnable des documents et pour les traiter dans un délai satisfaisant.
Le public des Archives a évolué.
Les généalogistes représentent maintenant plus des deux tiers des usagers des Archives départementales. La pratique de la généalogie renvoie davantage à une pratique culturelle d'amateur qu'à la recherche érudite classique, le parcours du chercheur généalogiste pouvant avoir un caractère quasiment initiatique sur les traces de ses ancêtres.
Les généalogistes ne sont pas les seuls. Plusieurs services territoriaux d'archives sont maintenant confrontés à des demandes de nature administrative, qui s'expliquent par la complexité croissante de certaines procédures administratives (la délivrance des cartes d'identité françaises devient plus exigeante sur les preuves de nationalité). Les Archives nationales ont choisi la solution de créer un bureau des recherches administratives, pour canaliser le flot des usagers en recherche de preuves de nationalité. Les Archives départementales sont, elles, de plus en plus, sollicitées par un lectorat qui veut faire valoir ses droits, notamment dans le domaine foncier, par la consultation du cadastre.
Les universitaires s'intéressent à des fonds de plus en plus récents. Ce troisième point est indéniable, toutefois, les archives ne constituent maintenant qu'une source d'informations parmi d'autres de l'historien contemporanéiste, et peut-être pas la source privilégiée, parce qu'elles ne sont pas toutes communicables, sans doute, mais aussi parce que les éclairages sur les phénomènes de société ne viennent pas que des fonds d'archives publiques. A certains égards, il faudrait se demander si la polémique sur les archives secrètes ne surévalue pas quelque peu le rôle de l'action administrative dans les sociétés contemporaines.
La production des archives a évolué.
Le débat sur la transparence administrative et sur le secret dans les archives porte non seulement sur les délais, mais sur les modalités de tri et d'éliminations des archives publiques. Il est de fait que le volume des éliminations dépasse souvent de loin celui des archives prises en charge par les services d'archives publiques. Dans certains services d'archives territoriaux, le rapport entre ce qui est conservé et ce qui est éliminé sans jamais être pris en charge est de 1 pour 15.
Toutefois, les éliminations ne se font pas sans prendre en considération un certain nombre de critères qui n'ont rien de subjectif (voir les archives publiques contemporaines).
[modifier] Bibliographie
- Jean Favier, Les archives, Paris, les Presses Universitaires de France, 1958.
- Manuel d'archivistique. Théorie et pratique des archives publiques en France, Paris, SEVPEN, 1970.
- Direction des Archives de France, La pratique archivistique française, Paris, 1993.
- Chabin (Marie-Anne), Le management de l'archive, Paris, Hermès, 2000.
- Cœuré (Sophie) et Duclert (Vincent), Les archives, Paris, La Découverte, 2001.
- Association des archivistes français, Abrégé d'archivistique, Paris, 2004.
[modifier] Voir aussi
[modifier] Articles connexes
- archivistique
- archives communales
- archives départementales
- archives publiques en France
- Centre des archives du monde du travail
- Conseil international des archives
- Association des archivistes français
- Association des archivistes suisses
[modifier] Liens externes*
- Site de l'Association des archivistes français
- Site de l'Association des archivistes suisse (trilingue)
- Site de la Direction des Archives de France
- Site d'archives généraliste (notamment de films anciens et de sites web)
- Site des archives numérisées de la BnF
- Portail international archivistique francophone
- Médiathèque de l'Architecture et du Patrimoine
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- Portail d'archives de l'UNESCO
- Bibliothèque et archives nationales du Québec
- Association des archivistes du Québec
- Revue Archives en ligne
- Réseau des services d'archives du Québec
- Bibliothèque et Archives Canada (bilingue)
- Archives Canada : Réseau Canadien d'information archivistique (bilingue)
- Division des archives de l'Université Laval, Québec
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