Onderhoudsbeheersysteem

1. Wat is een onderhoudsbeheersysteem? Kort gezegd is een onderhoudsbeheersysteem een softwarepakket welke wordt gebruikt door technische diensten van bedrijven om hun onderhoud in te registreren en te beheren. Dit gebeurt op basis van het aanwezige inventaris. Dit kan primair voor een aantal machines gaan waar de eerste behoefte ligt, maar ook andere soorten van inventaris als verlichting en andere facilitaire zaken kunnen in een onderhoudsbeheersysteem opgenomen worden. Eigenlijk kan alles wat onderhoud behoeft worden opgenomen in een onderhoudsbeheersysteem. Daarnaast kan een softwarepakket ook additionele toepassingen brengen zoals het organiseren van projecten of een risico-inventarisatie welke het onderhoud en inventaris op een breder vlak ondersteunen.

2. Waar wordt het gebruikt en wie werken ermee? Onderhoudsbeheersystemen worden zeer divers toegepast. Ze worden gebruikt bij bedrijven in de productiewereld, in de procesindustrie maar ook bij instellingen als scholen waarbij naast de functionele toepasbaarheid er ook een educatieve doelstelling van toepassing is. In een organisatie als een doorsnee productiebedrijf waar machines staan die de producten voor de klanten moeten maken, wordt een onderhoudsbeheersysteem voornamelijk gebruikt door de monteurs en leidinggevenden van de technische dienst. Daarnaast is het ook mogelijk dat operators het gebruiken om meldingen van storingen vast te leggen of dat managers analyses uitvoeren op de informatie die in het systeem is ingevoerd.

3. Wat is het doel van het gebruik van een onderhoudsbeheersysteem? De naam zegt het eigenlijk al. Een onderhoudsbeheersysteem heeft als doel het onderhoud te beheren. Maar wat is dan beheren? Het onderhoud beheer je wanneer je alle benodigde informatie in het systeem zet en op basis daarvan zal het systeem je helpen om aan te geven wanneer een productiemiddel in onderhoud moet, welke onderdelen je daarvoor nodig hebt en hoe lang men verwacht dat betreffende machine uit de productie is. Het is geen éénmalig iets. Wanneer je een onderhoudsbeheersysteem gebruikt voer je iedere keer weer, wanneer het van toepassing is, nieuwe informatie in. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld plots optredende storingen (correctief onderhoud) of een wijziging van de planning of materialenlijst. Meestal gebeurt dit door verschillende functionarissen in een organisatie. Denk aan de operator, monteur, werkvoorbereider of planner, hoofd TD. Door het onderhoudsbeheersysteem op een goede manier te gebruiken en up-to-date te houden bereik je een grote effectiviteit wat resulteert in een betrouwbare voorspelling m.b.t. het gedrag van machines, het signaleren van eventuele capaciteitstekorten m.b.t. de inzetbaarheid van de monteurs en na het uitvoeren van analyses op de ingevoerde data kunnen er zeer gerichte acties worden genomen om bijvoorbeeld de runtijden te gaan verhogen. Dit met natuurlijk met het alomvattend doel controle te hebben over de onderhoudsorganisatie en de kosten te reduceren.

4. Wat zijn de voordelen van het gebruik en wat kan een valkuil zijn? Het gebruik van een onderhoudsbeheersysteem kan vele voordelen opleveren. Toen dergelijke systemen nog niet op de markt waren verrichtte men bij bedrijven ook onderhoud, maar veelal werd er niet geregistreerd of er werd summier e.e.a. op papier vast gelegd. Wanneer iemand inhoudelijk iets over het onderhoud wilde weten moest hij naar één bepaalde persoon gaan omdat hij diegene was die alles in zijn hoofd had zitten. Omdat de specifieke kennis meestal bij één of een paar personen aanwezig was, waren zij dus erg belangrijk voor het bedrijf met alle risico’s van dien. Want wat nu indien zo’n persoon weg zou vallen? En wanneer er wel iets op papier stond was dit moeilijk toegankelijk omdat de informatie ergens bij iemand in de la lag opgeborgen. Tegenwoordig met een onderhoudsbeheersysteem is die informatie voor ieder geautoriseerde persoon toegankelijk. Info kwijt raken is er niet meer bij. Bovendien is er de mogelijkheid om als gevolg van de gemakkelijke toegankelijkheid en de schat aan informatie die het oplevert eenvoudig die informatie te vinden waarna je opzoek bent. En op basis van die informatie kun je dan je acties inplannen en uitvoeren.

Dan hebben we het nog niet gehad over een mogelijke valkuil. Een systeem blijft een systeem. Dat wil zeggen dat wanneer men de keuze maakt om een onderhoudsbeheersysteem aan te schaffen zich moet beseffen dat het succes daarvan in belangrijke mate afhankelijk is van de tijd men er voor neemt om het systeem eigen te maken en de discipline die men heeft om het onderhoudsbeheersysteem ook op een juiste manier te blijven gebruiken.

Een nieuw systeem vraagt natuurlijk tijd om het ‘eigen’ te maken. Bedrijven hebben het meestal druk en het kost in de regel veel moeite om in het begin tijd vrij te maken voor introductie en training. Raadzaam is in zo’n geval een strakke planning te maken zodat er, juist in het begin, voldoende aandacht aan gegeven kan worden.

Verder is draagkracht en discipline natuurlijk ook essentieel voor het succes. Een bedrijf zal dan ook doordacht met de implementatie te werk moeten gaan zodat bij iedere gebruiker het besef ontstaat dat een onderhoudsbeheersysteem een meerwaarde voor een organisatie is.