Secretaresse

Een secretaresse is een werknemer die het secretariaatswerk opneemt voor een persoon of een instantie. Meestal betreft het iemand die zelf geen tijd heeft om zich daarmee bezig te houden en ook genoeg verdient om zich een secretaresse te kunnen veroorloven, bijvoorbeeld artsen of directeuren. Een secretaresse is niet de vrouwelijke vorm van secretaris. Een 'mannelijke secretaresse' krijgt doorgaans de titel administratief medewerker of klerk.

Het secretariaatswerk bestaat voornamelijk uit het verrichten van zeer uiteenlopende administratieve taken:

• bijhouden van de afsprakenagenda
• bijhouden van correspondentie of in- en uitgaande postmappen
• uittypen van brieven, verslagen, offertes
• telefoon, e-mail en fax beantwoorden
• archiveren van stukken
• contacteren van klanten of patiënten
• notuleren bij gesprekken of vergaderingen

Ook zijn er afdelingssecretaresses die niet de werkzaamheden van één persoon ondersteunen, maar van een hele afdeling.

Volgens een onderzoek van een Nederlandse vakbond is 99 procent van de Nederlandse secretaresses vrouw.
In Vlaanderen ligt het aantal 'mannelijke secretaresses' wellicht iets hoger, afgaande op het aantal mannelijke studenten in de TSO-afdeling "secretariaat-talen" (ca 12%) en de Bachelor-opleiding "office management" (ca 15%).

Secretaresses hebben vaak op hun beurt collega's die hen kunnen helpen met eenvoudiger taken, dit zijn de administratief of secretarieel medewerkers.

[bewerk] Opleiding

Hoewel er geen strikte diplomavereisten zijn voor het beroep van klerk/secretaresse hebben de meesten voortgezet of secundair onderwijs achter de rug. Dikwijls een MBO-niveau (Nederland) of TSO-niveau (Vlaanderen). Voor meer verantwoordelijke taken doet men beroep op afgestudeerden van het hoger onderwijs, zoals bijvoorbeeld de Bachelor in Office Management. Binnen deze opleiding kunnen studenten zich trouwens specialiseren in bijv. medisch secretariaat, juridisch secretariaat, commercieel secretariaat.

Grofweg zijn de volgende niveaus te onderscheiden:

• Juniorsecretaresse
• Secretaresse
• Managementassistent
• Directiesecretaresse of personal assistant
• Officemanager

De functie van secretaresse is de laatste jaren een stuk zelfstandiger geworden. Tegenwoordig is een secretaresse meestal ook verantwoordelijk voor het indelen van de agenda van degene waar ze voor werkt en het beheren van informatiestromen. Naarmate de zelfstandigheid en verantwoordelijkheid groter worden, verandert de inhoud van de functie. De hoogste functie op secretarieel vlak heet, met een Engelse term, officemanager.

[bewerk] Zie ook

• Secretaris als (ambtelijke) functie.

In de middeleeuwen bestonden er reeds secretariële beroepen, namelijk: een 'secretarum' en een monnik. Een 'secretarum' was in dienst van een koning of een landheer en had meestal de volgende taken: het schrijven van teksten en het vertalen daarvan. Zij hadden een grote macht in de middeleeuwen, omdat er toen maar weinig mensen waren die vreemde talen kenden.

Een monnik hield zich ook bezig met het schrijven van teksten, echter meer het vermenigvuldigen ervan, door middel van overschrijven.

In de 17de eeuw ontstonden er door de grote economische bloei veel handelskantoren. Op die kantoren waren er meestal mannen aan het werk die zich bezig hielden met het opmaken en versturen en archiveren van documenten.

In het begin van de 19de eeuw werden er uit het oogpunt van netheid en discipline steeds meer vrouwen op kantoren aangenomen om licht administratief werk te doen. In die tijd deden de mannen nog steeds het verantwoordelijke werk. Vanaf 1925 voelden directeuren er steeds meer voor om een assistente in dienst te nemen die hen direct zou kunnen ondersteunen bij hun werkzaamheden.

Vanaf de jaren '70 heeft het beroep managementondersteuning een grote groei doorgemaakt: vroeger was het beroep vooral ondersteunend van aard, maar het is nu ook een begeleidend en initiërend beroep geworden. Een managementondersteuner kan tegenwoordig prima haar eigen werk en dat van anderen plannen.

[bewerk] Bron

Een functie met inhoud (april 2005) door FNV Bondgenoten uitgegeven.