Publipostage
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Nom masculin
Traduction française de mailing.
Désigne l'envoi en nombre d'informations, de prospectus publicitaires par voie postale ou électronique. Le terme anglais (mailing) est à proscrire, l'expression française étant désormais passée dans l'usage courant.
Le publipostage peut aussi permettre de générer des fiches, à partir d'un modèle Word et d'un tableau Excel. Chaque ligne du tableau correspondra à une fiche, et permettra ainsi une meilleure lisibilité des données.
Le publipostage sous Word a l’aide d’une base de données préalablement créée sous Excel
Un publipostage (Mailing) est la manière d'envoyer plusieurs fois la même lettre à des destinataires différents et donc avec des variables qui diffèrent pour chaque destinataire présent dans la base de donnée.
Pour Cela il vous faut suivre les étapes suivantes :
1. Démarrer Word et créer un nouveau document dans lequel vous faites votre mise en page et insérer le texte de votre courrier en laissant des « Trous », pour les détails que vous voulez importer de la base de données, que nous allons remplir par la suite.
2. Faites Outils/Publipostage
3. Cliquez sur Créer/Lettre type
4. Choissez "Fenêtre active"
5. Cliquez sur "Obtenir les données"
6. "Ouvrir la source de données"
7. Dans la zone "Regarder dans", choisissez le dossier ou vous avez enregistré votre base de donnée Excel faite au préalable.
8. ATTENTION : NE PAS OUBLIER : Dans "Type de fichier", choisissez "Feuilles de calcul MS-Excel"
9. Cliquez sur votre base de donnée Excel, et "Ouvrir"
10. Choisir "Feuille de calcul entière", et "OK"
11. "Modifier le document principal"
A ce stade vous êtes prêt a modifier votre document Word avec les données de la base de données Excel qui vient d’être ouverte par Word. Vous remarquerez le nouveau menu de publipostage a votre disposition dans les barres de menu.
12. Placez votre curseur a l’endroit ou vous désirer insérer des éléments de la base de données et cliquez sur " Insérer un champ de fusion" ou vous trouverez tous les libellés de votre base de données.
13. Choisissez un des champs et il sera intégré à l’emplacement de votre curseur.
Enregistrez-le sous le nom de votre choix. Il s'agit maintenant de fusionner : C'est à dire de remplir les trous avec les vrais éléments qui se trouvent dans la base de données Excel.
14. Faites Outils/Publipostage, et cliquez sur "Fusionner..."
15. Cliquez encore sur "Fusionner"
Vous pouvez faire PgDown sur votre clavier pour visualiser petit à petit les autres lettres, et il ne vous reste qu'a imprimer.
Vous pouvez insérer des champs spéciaux en cliquant sur "Insérer un mot clef" qui vous offre diverses options d’insertion.
Le Bouton « abc » vous permet d’afficher le type de champs ou le résultat obtenu. Les options de défilement du menu publipostage vous permettent de visualiser directement chaque lettre qui va être créé.
Astuces :
- Atl+F9 vous permet d’afficher ou de masquer directement le code de tous vos champs
- F1 vous permet d’obtenir l’aide de Word pour plus d’informations sur le publipostage.
