Gestion électronique des documents
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[modifier] Définitions
Qu’est-ce qu’un document ?
Selon la définition de l’ISO (International Standard Organization) un document est l’ensemble constitué d’un support d’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l’homme ou par une machine. Il est donc clair, d’après cette définition, que le document garde toutes ses propriétés intrinsèques, qu’il soit sur support électronique ou papier.
Qu’est-ce qu’un document électronique ?
C’est un objet informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur. Il peut être une image, un fichier son, un ensemble de données organisées en fichier, un écrit électronique, etc. Rappelons qu’un écrit électronique est tout équivalent d’un écrit papier dont la création est réalisée sur ordinateur. Il apparaît donc qu’un document électronique permet de séparer les caractéristiques d’un document classique, à savoir sa présentation(méta-données), son contenu(informations), son architecture, offrant alors la possibilité d’une exploitation séparée.
Qu’est-ce que la GED ou GEIDE ?
La Gestion électronique des documents, abrégée en GED, ou Gestion Electronique d'Informations et de Documents pour l'Entreprise, abrégée en GEIDE, est un système informatisé de gestion, classement, stockage, archivage, recherche de documents.
Exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers.
Il s’agit aussi de gérer la « vie » et les flux de ces documents.
Autrement dit, une solution de GED ou GEIDE proposera de gérer les cycles de vie (version 1, version 2...) des documents et des circuits de diffusion automatiques paramétrables (pour information, pour validation, pour révision...) entre différents acteurs. De manière plus générique on pourrait alors dire que c’est un système de gestion informatisé du cycle de vie d’un document électronique (texte, son, image, vidéo, etc) depuis sa création jusqu’à sa destruction, en vue de faciliter et d’optimiser l’accès à l’information qu’il contient et à celle qui le concerne (méta-données).
[modifier] Objectifs de la GEIDE
La GED a donc pour principaux objectifs :
L'acquisition des documents
Elle peut s'effectuer par :
- L'intégration de documents papiers existants: c'est, pour les documents papiers, la numérisation grâce à des scanners. Lorsque c'est possible et utile, les documents numérisés peuvent alors être triés via une technologie de RAD. Il est possible d'extraire des informations des images numérisés en mettant en œuvre une technologie de LAD. Cette technologie peut utiliser des techniques d' OCR, de reconnaissance de codes à barres et d' ICR comportant par exemple des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus.
- L'intégration de documents electroniques existants: Une autre famille de documents est constituée des documents électroniques comme les fichiers bureautiques, les fichiers PDF, ... Enfin, la dernière famille de documents intégrable est constituée des documents COLD qui proviennent de systèmes d'éditique.
- La production de documents électroniques: elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique de groupe (groupware ou collecticiel). Le document peut aussi être obtenu par un logiciel d'informatique décisionnelle à partir d'un modèle disponible via l'outil.
- L'échange de documents électronique: il s'effectue lorsque deux organismes partenaires souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d'EDI (Echange de Données Informatisé) moyennant le respect d'un même format de données normalisé.
Quelque soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow pour garantir son authenticité. Donc l'outil doit être en mesure d'évaluer l'état du document à tout moment et de le modifier afin de faire évoluer la chaîne.
L'indexation des documents
Elle constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son exploitation. On distingue à ce titre:
- l'indexation classificatoire qui offre une description formelle du document, pour des soucis de rangement, en utilisant ses méta-données (type, auteur, titre, source, date, etc) dont le vocabulaire est standardisé par Dublin Core afin de permettre l'utilisation de ces méta-données par le plus grand nombre d'outils de recherche.
- l'indexation par concepts qui vise plutôt le contenu du document pour faciliter les opérations de recherche. Il peut s'agir ici, pour le concepteur du système ou le créateur du document, de recenser les termes qui apparaissent le plus souvent, on parle alors d'indexation statistique. Il peut aussi s'agir d'un système plus évolué où le concepteur sélectionne les termes dans un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou d'équivalence) en rapport avec le document.
Le stockage des documents
C'est une phase tout aussi importante car ce serait une entreprise risquée de mettre en place un outil de GED sans pour autant réfléchir sur le système de stockage des documents. Les problématiques sont les suivantes:
- Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès fiable.
- L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image,etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
- La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d'alimenter les archives.
La recherche
Elle s'effectue de plusieurs manières :
- La recherche par critères, en utilisant un langage de requête sur une combinaison de mots-clés définis durant la phase d'indexation.
- La recherche sur le contenu, également appelé recherche full-text, elle permet de retrouver une information à l'interieur même des documents.
D'une manière générale, mieux l'indexation est faite, plus faciles et efficaces seront les recherches. Comme énoncé tantôt, le système de stockage influe aussi sur le l'efficacité des opérations de recherche.
La restitution
Elle constitue l'une des finalités les plus importantes car si un outil de GED n'offre pas une large gamme de méthodes de restitution, alors il ne sera pas d'une grande utilité. C'est d'ailleurs ce qui peut rendre l'outil intéressant pour un espace collaboratif car les différents acteurs, pour pouvoir travailler en équipe, doivent être en mesure de s'échanger des informations. Ainsi un document peut être restitué à l'écran, imprimé, transmis par messagerie électronique ou encore introduit dans un dispositif de workflow afin d'y servir de donnée d'entrée et, éventuellement, générer un autre (ou bien d'autres) document. Le document peut aussi être amélioré, enrichi en vue d'une publication (sur un site web par exemple).
L'archivage
Il constitue une préoccupation pour tout concepteur de méthode de gestion d'informations. C'est un ensemble d'actions, d'outils et de méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter (d'après l'AFNOR). C'est donc une conservation du patrimoine informationnel de l'entreprise. La séparation entre information, support, format permet de saisir ce qu'il y a lieu d'archiver, de conserver. Par exemple, sur une décennie, il peut être nécessaire de garder un fichier intact, sans la moindre modification. Par contre, lorsque la période est plus étendue, l'objectif sera alors de conserver le contenu informationnel et, éventuellement, d'opérer des migrations de support ou de format. Dans un système de GED, un bon archivage doit garantir:
- L'authenticité (intégrité): le document archivé doit être strictement identique à l'original.
- La pérennité: le système de stockage doit permettre une exploitation à court et long termes. Mieux encore, une duplication des données peut être faite afin d'éviter les risques de perte (court-circuit, destruction des sites par incendie, inondation, etc.)
- La confidentialité et l'inviolabilité: il faut un système de verrouillage des documents archivés de manière à n'autoriser l'accès qu'à certains utilisateurs.
[modifier] Apports de la GEIDE
Un outil de gestion électronique de documents, s'il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.
D'après une étude menée le groupe ooPartners solutions (www.oopartners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu'à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l'information sont de l'ordre des secondes.
Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D'après les mêmes sources l'espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s'il s'agit d'une recherche d'archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.
La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu'un seul serveur à administrer.
[modifier] Faiblesses de la GEIDE
Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l'entreprise, il n'en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles :
Vulnérabilité des périphériques de stockage : même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, cd-rom, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable. Le rythme frénétique de l'évolution technologique conduit aussi à une obsolescence rapide des supports de stockage, ce qui impose alors un système assez sophistiqué pour d'éventuelles migrations.
Un système dépendant des réseaux : faire de la GED en local (sans réseau) serait une entreprise assez aberrante car la composante de partage des informations ne serait pas alors disponible, donc la solution doit être déployée sur un intranet ou, mieux encore, sur un extranet. De ce point de vue, la GED présente un inconvénient car si le réseau n'est pas disponible, les données ne le seront pas.
Des contraintes d'ordre technique et financier :
- La mise en place d'un système de GED peut s'avérer difficile durant l'étape d'acquisition des données car, dans la plupart des cas, il s'agit d'intégrer des documents existants. Par exemple pour intégrer une image (photographie), il faut d'abord la numériser, ce qui n'est pas toujours facile techniquement car la qualité peut être altérée. Les accès concurrents peuvent aussi réduire la qualité du service.
- Les coûts de mise en place d'un système de GED peuvent aussi être élevés dans certaines structures surtout si elles possèdent des archives quantitativement importantes (ordinateurs, scanners, imprimantes, logiciels). La sécurité des informations peut aussi requérir des charges supplémentaires parce qu'il faut souvent louer les services d'un tiers de confiance quand une signature électronique est intégrée en vue de garantir l'authenticité des différents signataires.
[modifier] Cadre normatif de la GEIDE
La GEIDE doit être considérée dans un cadre normatif. Les normes qui touchent au périmètre de la GEIDE sont les suivantes:
- ISO 19005-1: Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme
- ISO 26300: Format de document ouvert pour applications de bureau (Open Document)
- ISO 15836:2003 : Métadonnées d'un document
- MOREQ: Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique
- NF Z 42-013: Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes
[modifier] Conclusion
Au vu de tous ces aspects, est-il finalement profitable à un quelconque organisme d'envisager ou de mettre en place un système de GED ? Voilà une question à la laquelle nul ne peut apporter une réponse entièrement affirmative. En effet même si la GED favorise le travail collaboratif, il présente quand même des contraintes techniques, financières et organisationnelles. Seulement, une rétrospective sur la technologie de l'information, de manière générale, peut nous apporter des éléments de réponse. Certes les écrits découverts sur les parois des pyramides de l'Egypte antique ont toujours persisté, mais les hommes ont quand même adopté le bois puis le papier(plus fragile que la pierre, le granit ou le basalte) car ce dernier est plus facile à manipuler et offre plus d'opportunités de stockage, de partage, de copie,etc. Pourquoi ne devrions nous pas alors, pour les même raisons, adopter l'électronique? A cette dernière question les entreprises n'ont aujourd’hui trouvé aucune réponse, d'où toute cette ruée vers les outils de GED.
[modifier] Voir aussi
- ECM
- SAE
- ECI
- Relecture assistée par ordinateur
- Instruction Assistée par Ordinateur
- Workflow
- Dématérialisation
[modifier] Associations
[modifier] Éditeurs de solutions
- WebGED Solution de GED et de workflow conviviale, complète et sécurisée par cryptage - Commercialisée par la société DangConsulting.
- RG2 AutoindexiT™ Client/Serveur est un moteur de recherche, qui crée et interroge une base de données globale (hiérarchique et texte intégral) de tous vos dossiers, documents, emails sous Outlook, Outlook Express ou Exchange. Vous retrouverez ainsi instantanément tous vos documents.
- BancTec Systèmes de traitement de documents et de transactions financières.
- kayentis - FAS Group Solution de dématérialisation et d'intermédiation de documents manuscrits à valeur probante
- GEDISOFT gestion et archivage de documents avec suivi et historique des évènements
- OPEN BEE: Solutions de Gestion Electronique de Documents (Papier & Bureautique)
- EMC Documentum Solutions de GED
- EverSuite Suite de Gestion de Contenu d'Entreprise ECM d'Ever-Team
- celum IMAGINE Solutions de Gestion Electronique de Documents
- Documalis Solution de Gestion Electronique de Documents d'origine papier ( Borne de numérisation, indexation, workflow, viewer, etc.)
- ENNOV ENNOV5 Solution de Gestion du cycle de vie des documents et des Processus métiers
- VDoc
- Isotools
- Automanager
- Image etc. Exchanger
- BYOOS solutions éditeur de MLdocs.php gestion GED
- Saperion GED
- Gestion électronique des documents Archiv'Alpha
- AOF-XDM
- Docubase
- ZyLAB
- SiteScape
- Metaliquid Solution intégrée de gestion documentaire de collaboration et de publication web orientée petites et moyennes entreprises.
- Cadic Cadic Intégrale - Solution de Gestion Documentaire / Générateur d'Applications Documentaires (GAD)
[modifier] Solutions Open Source
- Alfresco (GED Open Source) / Communauté Francophone de la solution Open Source Alfresco
- EVIDO Le partage documentaire Open Source
- FreeDom Solution de GED et d'ECM totalement opérationnelle
- Nuxeo (ECM Open Source), développé par la société française Nuxeo
- Peng You, Le projet PengYou avec des fonctionnalités collaboratives innovantes.
[modifier] Rachats et fusions d'éditeurs
Le marché de la GEIDE et plus précisément de la gestion de contenu d'entreprise (ECM) a fait l'objet d'une importante restructuration en 2005-2006. Les offres de plusieurs éditeurs ont été restructurées suite à des rachats. Les solutions "en double" sont en cours de fusion.
- Stellent Racheté par Oracle
- Filenet Racheté par IBM
- Hummingbird racheté par Open Text
- Documentum racheté par EMC2
[modifier] Éditeurs disparus
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