Notulen
De notulen van een vergadering vormen een verslag van de vergadering. De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris (ab-actis) van de vergadering. Deze maakt tijdens de vergadering (meestal schriftelijk) aantekeningen, om na afloop van de vergadering (meestal digitaal) de notulen te kunnen voltooien.
De notulist van de vergadering is in het geval van een bedrijfsvergadering vaak een administratief medewerkster, zoals een secretaresse. In het geval van een verenigings- of commissievergadering, zoals een ALV, plenaire vergadering of bestuursvergadering, notuleert de secretaris van de vereniging of commissie. De notulist hoort zelf geen belangen te hebben in de vergadering en discussieert zelf niet mee tijdens de vergadering. Hij of zij heeft wel spreekrecht, om eventuele dingen die hem of haar niet duidelijk zijn na te kunnen vragen.
De notulen bevatten in ieder geval de aanwezigen (inclusief eventuele van toepassing zijnde functieverdeling), de agenda en de (deel)conclusies op ieder van de besproken punten.
Notuleren omvat meer dan het kunnen luisteren en opschrijven van wat gezegd is: de notulist moet objectief en neutraal datgene selecteren wat belangrijk is uit wat gezegd is. Vooral wanneer een discussie in volle gang is en meerdere mensen snel na elkaar spreken, is het belangrijk dat de notulist snel kan beslissen wat wel en niet relevant is. Bij diverse instellingen kan tegenwoordig een cursus notuleren gevolgd worden, waar men deze vaardigheid kan trainen.
Om goed te kunnen notuleren is het tevens belangrijk dat de voorzitter van de vergadering de discussie gestructureerd houdt en belangrijke conclusies herhaalt. Letterlijke citaten opnemen in de notulen is doorgaans niet wenselijk, omdat de lezer de precieze context niet (meer) kent. Beter is het om enkel de strekking van datgene wat gezegd is op te nemen.
Wanneer het eerste concept voor de notulen gereed is, is het gebruikelijk dat de voorzitter van de vergadering de notulen inhoudelijk controleert op ontbrekende of foutieve dingen. Soms is het nodig dat de notulen gecensureerd worden voordat ze gepubliceerd worden naar niet-aanwezigen, bijvoorbeeld omdat er persoonlijke dingen zijn besproken. In zulke gevallen doet de voorzitter dit wederom. Na controle door de voorzitter worden de conceptnotulen gekeurd tijdens de volgende vergadering, en met eventuele wijzigingen goedgekeurd en vastgelegd.
