Buchhaltung
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Unter Buchhaltung versteht man:
- die Buchführung eines Unternehmens oder einer Organisation
- den Vorgang der Belegverarbeitung
- die Abteilung, die für die Abwicklung der Buchführung zuständig ist.
Die Begriffe Buchhaltung und Buchführung werden häufig synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht immer zweckmäßig. Nicht jeder Unternehmer ist im Sinne des Handelsgesetzbuches und des Steuerrechts zur doppelten Buchführung mit Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung verpflichtet. Im Zuge rationellen wirtschaftlichen Handelns führt jedoch jedes Unternehmen Aufzeichnungen über seine finanziellen Vorgänge, um sich selbst und seinen Geschäftspartnern, Kreditgebern und den Behörden gegenüber Auskunft über seine wirtschaftliche Lage geben zu können. Gleiches gilt für öffentliche Haushalte, die ihre Buchhaltung teilweise nach der Methode der Kameralistik führen, sowie für Vereine. Im privaten Bereich ist für die Finanzen die Führung eines Haushaltsbuches verbreitet.
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[Bearbeiten] Organisation der Buchhaltung
Je nach Größe der Organisation kann es sinnvoll sein, die Buchhaltung in Teilbereiche zu untergliedern. Verbreitet ist die Aufteilung in:
- Finanzbuchhaltung: Bucht Vorgänge, die zur Bilanzierung und Gewinn- und Verlustrechnung nötig sind.
- Debitorenbuchhaltung: Verarbeitet die Forderungen an Kunden.
- Kreditorenbuchhaltung: Verarbeitet die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
- Anlagenbuchhaltung: Verwaltet Güter des Anlagevermögens.
- Lohnbuchhaltung: Wickelt die Lohn- und Gehaltsabrechnungen ab.
- Kostenrechnung: Steuert die Kostenpolitik
[Bearbeiten] Historische Entwicklung
Der Handel existierte ursprünglich zur Beschaffung von Gütern, die man selbst nicht herstellen konnte (Tauschhandel). Stammesangehörige wurden mit eigenproduzierten Gütern ausgeschickt, um sie gegen dringend benötigte fremde Güter zu tauschen. Der Handelserfolg bestand lediglich in der ausreichenden Beschaffung der fremden Güter.
Mit der Entwicklung der Währung entwickelte sich jedoch der Beruf des Kaufmanns, der Waren an einer Stelle billig einkaufte, um sie an anderer Stelle teurer zu verkaufen. Der Handelserfolg war zwar auch hier am ausreichenden Vorhandensein von Währung abzulesen, jedoch benötigte der Kaufmann Aufzeichnungen, die es ihm ermöglichten, den Preis für eine Ware festzusetzen oder den Erfolg eines einzelnen Handelsgeschäfts festzustellen. Außerdem musste der Kaufmann offene Forderungen und Verbindlichkeiten verwalten oder auch seine Liquidität sicherstellen.
All dies erforderte zur Planung und Steuerung die laufende Messung seines Handelserfolgs und damit die laufende Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Die Buchhaltung wurde geboren. Die doppelte Buchführung ist schließlich eine Erfindung italienischer Kaufleute des 14. Jahrhunderts.
Neben dem kaufmännischen Rechnungswesen führte auch die öffentliche Hand Bücher, in denen die Beamten über ihr Finanzgebaren Rechenschaft ablegten.
Im Laufe der Jahrhunderte entwickelten sich ungeschriebene Regeln des Verkehrs unter Kaufleuten, die auf Treu und Glauben sowie kaufmännischer Redlichkeit beruhten. Die Regeln zur Messung und zum Ausweis des Handelserfolgs (Bewertung bzw. Jahresabschluss) wurden später im Handelsgesetzbuch umfassend festgeschrieben, die Grundregeln der Buchhaltung nicht. Diese als allgemein anerkannte Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bekannten Regeln sind gesetzlich nur sehr ungenau verankert.
[Bearbeiten] Definition
Definitionen der Buchhaltung gibt es einige. Berücksichtigt man deren historische Entwicklung, so versteht man darunter die Gesamtheit aller Handelsbücher eines Kaufmanns. Jedoch ist heutzutage eine Verallgemeinerung nötig, da nicht nur Kaufleute (sprich: Unternehmen) eine Buchhaltung benötigen, sondern beispielsweise auch öffentliche Haushalte (z. B. Universitäten), private Haushalte (z. B. Vereine, Stiftungen) oder Nichtkaufleute (z. B. Steuerberater, Ärzte, Privatpersonen).
Allgemein gesprochen ist die Buchhaltung demnach die Gesamtheit aller Geschäftsbücher eines Rechnungswesens.
Eine andere Definition charakterisiert die Buchhaltung als Gesamtheit des Belegwesens. Jedoch vernachlässigt sie die Buchung und Auswertung der Geschäftsvorfälle, die jedem ordentlichen Belegwesen folgt.
Weiterhin wird die Buchhaltung manchmal als unternehmensbezogene Zeitraum- und Zeitpunktrechnung definiert. Wenn man die Gewinn- und Verlustrechnung als Ziel der Zeitraumrechnung sieht, und die Bilanz als Ziel der Zeitpunktrechnung, so wird diese Definition klarer. Allerdings wird hier der belegmäßige Hinterbau jeder Buchhaltung unterschätzt, ohne den die angesprochenen Rechnungen gar nicht möglich wären.
[Bearbeiten] Bedeutung und systematische Einordnung
Die Buchhaltung ist die Grundlage der Rechnungslegung und damit der wichtigste Teilbereich des Rechnungswesens, da alle anderen Teilbereiche (z.B. Kostenrechnung oder Planrechnung) auf den Istdaten der Buchhaltung beruhen oder sie zumindest benötigen.
Oft wird der Fehler gemacht, den Abschluss der Buchhaltung mit dem Jahresabschluss gleichzusetzen. Dabei liefert die Buchhaltung zunächst nur das Zahlenwerk der sogenannten Saldenbilanz I, die erst mit den sich aus dem Inventurbuch ergebenden Umbuchungen die Saldenbilanz II bildet. Aus dieser zweiten Saldenbilanz und allen anderen Pflichtunterlagen (in Deutschland z.B. der Anhang) besteht der Jahresabschluss, der seinerseits Hauptbestandteil der Rechnungslegung ist.
[Bearbeiten] Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind ein unbestimmter Rechtsbegriff. Ihre Bedeutung ergibt sich aus dem HGB:
- § 238 Abs. 1 HGB (für alle Unternehmungen):
„Jeder Kaufmann ist verpflichtet Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“ - § 243, I HGB (für alle Unternehmungen):
„Der Jahresabschluss ist nach den GoB aufzustellen.“ - § 264, II HGB (für Kapitalgesellschaften):
„Der Jahresabschluss hat unter Beachtung der GoB ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild (...) zu vermitteln.“
In diesem Zusammenhang ist auch zu beachten: Mit Freiheitsstrafe bis zu 2 Jahren oder mit Geldstrafe wird bestraft, wer zahlungsunfähig oder insolvent ist und die in § 283b StGB - Verletzung der Buchführungspflicht - genannten Pflichten verletzt hat.
Wie bereits oben erwähnt, sind die GoB zwar allgemein anerkannt, aber nirgends ausführlich verbindlich festgeschrieben. Sie sind deshalb nicht einklagbar, sondern nur durch die Adressaten der Buchhaltung erzwingbar.
So kann beispielsweise das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung die Buchhaltung verwerfen, wenn sie nicht den GoB entspricht. Die Besteuerungsgrundlagen würden dann geschätzt.
Auch ist es in der letzten Zeit häufig aufgetreten, dass bei Buchungsunregelmäßigkeiten (sprich: Nichteinhaltung der GoB) der Aktienkurs des betreffenden Unternehmens erdrutschartig fiel. Hier erfolgt ebenso die Erzwingung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung durch deren Adressaten (sprich: Investoren).
Nachfolgend die wichtigsten GoB:
- Keine Buchung ohne Beleg, kein relevanter Beleg ohne Buchung(en).
- Die Buchung muss eindeutig auf den Beleg verweisen und umgekehrt.
- Keine nachträgliche Veränderung einer Buchung, sondern Umbuchung oder Stornierung.
- Es besteht eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Belege. (Siehe Aufbewahrung)
- Die Buchführung muss zweckmäßig chronologisch geordnet und lückenlos sein; sie soll zeitnah zum Geschäftsvorfall erfolgen.
Die hier beschriebenen GoB sollten im übrigen nicht mit den im Handelsgesetzbuch verankerten Bilanzierungs- und Bewertungsgrundsätzen wie z.B. Bilanzkontinuität oder Bilanzwahrheit verwechselt werden, die in der Wissenschaft oftmals als kodifizierte GoB bezeichnet werden. Selbstverständlich müssen auch diese Grundsätze bereits bei der laufenden Buchhaltung beachtet werden, die endgültige Bewertung und der endgültige Bilanzausweis aller Wirtschaftsgüter erfolgen jedoch erst im Rahmen von Inventur bzw. Jahresabschlusserstellung.
Für Buchhaltungssoftware wurden die GoB zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) fortentwickelt. Die GoBS beinhalten die Kriterien, die ein Buchhaltungsprogramm erfüllen muss, wenn eine Buchhaltung gemäß GoB gelingen soll.
[Bearbeiten] Aufbau
Der grundsätzliche Aufbau der Buchhaltung in Buchform hat sich in den letzten einhundert Jahren kaum verändert. Nur Aussehen und Zusammenstellung der einzelnen Bücher existieren mittlerweile in etwa so vielen Varianten, wie es Buchhalter und Buchhaltungssoftware gibt.
Grundlage jeder Buchhaltung sind Grund- und Hauptbuch.
Im Grundbuch (auch: Journal) werden alle Geschäftsvorfälle chronologisch mit laufender Nummer, Datum, Betrag, Verweis auf den Beleg, Erläuterung und Kontierung erfasst. Die Belegverweise im Grundbuch verweisen zumeist auf Nebenbücher, wie beispielsweise auf einen Kontoauszug im Bankbuch, während auf den Belegen selbst auf eine fortlaufende Buchungsnummer im Grundbuch verwiesen wird.
Im Hauptbuch (auch: Kontenblätter) werden alle Buchungen des Grundbuchs auf den angesprochenen Konten zusammengeführt. Das Hauptbuch wird am Anfang des Geschäftsjahres mit den Endbeständen des Vorjahres (z.B. Bankbestand) eröffnet und am Jahresende zur Saldenbilanz I abgeschlossen.
Weiterhin existieren verschiedene Nebenbücher, die jeweils alle Belege eines einzelnen Teilbereichs der Buchhaltung enthalten.
Die wichtigsten Nebenbücher sind:
- Bank- und Kassenbuch
- Rechnungsausgangs- und Rechnungseingangsbuch für die Fakturierung
- Offene-Posten-Buchhaltung
- Waren- und Lagerbuch
- Lohn- und Gehaltsbuch
- Anlagenbuch
Der Anzahl der Nebenbücher sind dabei kaum Grenzen gesetzt. Man denke nur an das Schmiergeld- und Geschenkebuch des Itzhak Stern im Film "Schindlers Liste" oder an das Beteiligungsmanagement eines Konzern-Mutterunternehmens.
Der beschriebene Grundaufbau gilt im übrigen auch für kameralistische Buchhaltungen, wie sie z.B. bei Kleinunternehmern oder Kommunen auftreten. Im Unterschied zur doppelten Buchführung werden jedoch hier die Nebenbücher Bank und Kasse gleichzeitig als Grundbuch benutzt, da außer Geldkontenbewegungen zumeist keine Geschäftsvorfälle zu erfassen sind, die Nebenbücher erfordern würden.
[Bearbeiten] Aufbewahrung
Im Handels- und Steuerrecht gibt es für Buchhaltungsunterlagen vielfältige Aufbewahrungspflichten und -fristen. Wer nichts falsch machen will, bewahrt die gesamten Bücher am besten 10 Jahre auf, bevor er sie dem Reißwolf zuführt. Da dies aber öfters zu "Papierkrieg" auf dem Schreibtisch führt, hier die wichtigsten Aufbewahrungsfristen:
- Dokumente mit Tageswert (z. B.: Zeitungen, Zeitschriften): gar nicht
- Dokumente mit Prüfwert (z. B.: Rechnungen): 6 Jahre, Rechnungen - 10 Jahre, geändert durch das Steueränderungsgesetz 1998 vom 19.12.1998
- alle anderen Dokumente (z. B.: Urkunden, Hypotheken): 10 Jahre
[Bearbeiten] Zukunft
Die Buchhaltung unterliegt ständigen Veränderungen. Ständig kommen neue Aufzeichnungspflichten hinzu, neue Adressaten wollen bedient werden. Internationale Rechnungslegungstandards drängen in die nationale Gesetzgebung. In internationalen Großkonzernen ist die Buchhaltung mittlerweile ohne Spezialisierung oder Beratung kaum mehr zu bewältigen.
Ein Ende dieses Trends ist nicht abzusehen, da durch die fortschreitende Globalisierung des Kapitalmarktes und der Rechnungslegung im EU-Wirtschaftsraum auch immer mehr mittelständische Unternehmen mit den erweiterten buchhalterischen Anforderungen von Auslandsgeschäften, Konzernstrukturen oder schlicht des Kapitalmarktes konfrontiert werden.
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