Oficio

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EL OFICIO

1. CONCEPTO.- Este documento es una comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolar, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y por consiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir toda responsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a los de mayor jerarquía.

El oficio se usa para comunicar: disposiciones, consultas, órdenes, informes o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: Ministerio, Embajadas, Municipios, Colegios, Sindicatos, etc.

2. CLASES:  Oficio simple  Oficio múltiple  Oficio de transcripción

a) Oficio Simple o Directo Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona. Generalmente en caso de una invitación, una felicitación, una petición, agradecimiento o información de eventos o actividades culturales y deportivas.

b) Oficio Múltiple: Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios y por esta razón, en muchos casos, las instituciones o dependencias tiene hasta el número de oficio; dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo de destinatario, sólo para colocar cuando el caso lo requiera; además esto ayudará a agilizar el proceso que dure la documentación.

El texto de este tipo de documento está basado en emitir órdenes, instrucciones, recomendaciones, sugerencia, informaciones a diferentes oficinas o despachos simultáneamente.

El trato que se considera en el oficio múltiple es vertical descendente y horizontal; es decir va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones del mismo nivel o jerarquía.

La estructura del oficio múltiple, básicamente, es igual que la del oficio simple, no obstante es importante recordar que: - El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir. - En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio (Observe en el ejemplo).

c) Oficio de Transcripción. La palabra transcripción ya nos indica la finalidad de este tipo de redacción; pues sí, es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente, sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.

   Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas o en otros casos del mismo oficio.

El trato de relación que se cumple por medio de este documentos de autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera.

3. Partes: 1.- Lugar y fecha.- Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes y el año en curso.

2.- Numeración.- En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorandum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas, separada par una línea oblicua y el año en curso.

3.- Destinatario. Es la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe: el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

4.- Asunto. Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.

5.- Referencia. Es la quinta parte que se usa, sólo cuando sé necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta palabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.

En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones, directivas o convenios.

6.- Cuerpo o texto. Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones para iniciar el texto, tales como:  Tengo a bien comunicarle....  Me es muy grato comunicarle...  Tengo el honor de dirigirme...  Tengo el agrado de dirigirme..

7.- Despedida. En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, también, expresiones conocidas como: Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal. Atentamente, 8.- Firma y posfirma. - Firma:- Se escribe la rúbrica a mano: - Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:. 9.- Iniciales. Al igual que en el memorándum, la iniciales del remitente con letras mayúsculas y las del mecanógrafo con minúsculas.

10.- Anexo. Aquí se indica la documentación quo se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, etc.

11.- Distribución. Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.

A continuación el modelo, los esquemas y ejemplos.

Ejemplos de OFICIO: 1. Invitación a la inauguración de un local escalar.

Lima, 18 de abril de 1996

OFICIO N° 142/APAFA-RB/96

Señor Rubén Rafo Méndez Director USE 07-Rímac Lima 25

ASUNTO: Invitación inauguración. local escolar

Me es grato dirigirme a Ud. para invitarlo a, la ceremonia de inauguración del local escolar "Ricardo Bentín" del Distrito del Rímac; cuya obra se ha concluido con el aporte y participación desinteresada de los padres de familia del colegio en mención; dicho acto se realizará el día 30 del mes en cursó a horas 11 a.m. en el local ubicado en Jirón Ricardo Bentín 428, Rímac: Esperamos contar con su presencia que dará realcé a dicho evento.

Aprovecho la oportunidad para expresarle las sentimientos de mi mayor consideración y estima personal.

Atentamente

___________________

    Pedro Ruiz Cornejo

Presidente de APAFA C.E. "Ricardo Bentín" PRC/js:

2. Oficio: respuesta al of. anterior.

Lima, 22 de abril de 1996

OFICIO N° 80IDUSE-R196 Señor Pedro Ruiz Cornejo Presidente APAFA "Ricardo Bentin"

Lima 25

ASUNTO: Respuesta a la invitación. REFERENCIA: Oficio N° 142/APAFA196

Tengo el honor de dirigirme a Ud. para agradecerle su gentil invitación, formulada mediante el oficio N° 142 del l8 del presente mes. En respuesta a dicho documento, acepto complacido su deferencia, comprometiéndome estar presente en la fecha, lugar y hora prevista por Ud.

Hago propicia de esta oportunidad para renovarle los sentimientos de mi consideración y estima personal.

Atentamente,

_________________________ Rubén Rafo Méndez DIRECTOR USE 07-Rímac