Ablauforganisation
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Ablauforganisation bezeichnet in der Organisationstheorie die Ermittlung und Definition von Arbeitsprozessen unter Berücksichtigung von Raum, Zeit, Sachmitteln und Personen, während sich die Aufbauorganisation hauptsächlich mit der Strukturierung einer Unternehmung in organisatorische Einheiten - Stellen und Abteilungen - beschäftigt.
Die Aufbauorganisation und die Ablauforganisation stehen in einem Abhängigkeitsverhältnis und betrachten somit gleiche Objekte unter verschiedenen Aspekten. Während es bei der Aufbauorganisation um die Bildung von organisatorischen Potentialen geht, beschäftigt sich die Ablauforganisation mit dem Prozess der Nutzung dieser Potentiale.
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[Bearbeiten] Aufgaben
Die Ablauforganisation beschäftigt sich neben der Ausstattung und Verteilung von effizienten Beständen von materiellen und immateriellen Gütern in einer Unternehmung. Daraus ergeben sich die zu behandelnden Gegenstände Personal-, Sachmittel und Datenbestände, Aufgaben- und Kompetenzgefüge.
Im Mittelpunkt der Betrachtungen bei der Ablauforganisation steht die Arbeit als zielbezogene menschliche Handlung (Schulte-Zurhausen: Organisation, 3.Auflage 2002, S.14), aber auch die Ausstattung der Teileinheiten von Arbeitsprozessen mit den, zur Aufgabenerfüllung nötigen, Sachmitteln und Informationen.
[Bearbeiten] Ziele
Die Ablauforganisation ist ein Instrument zur Beherrschung von Handlungskomplexität mittels Standardisierung und Routinisierung und verfolgt sowohl erfolgsbezogene, zeitliche als auch qualitative Ziele:
- Maximierung der Kapazitätsauslastung
- Verringerung der Durchlauf-, Warte- und Leerzeiten
- Reduktion der Kosten der Vorgangsbearbeitung
- Qualitätssteigerung der Vorgangsbearbeitung und der Arbeitsbedingungen
- Optimierung der Arbeitsplatzanordnung
[Bearbeiten] Aufgabenverteilung
Ein besonderer Schwerpunkt der Ablauforganisation besteht in der Aufgabenverteilung. Voraussetzung dafür ist die Auseinandersetzung mit der Frage, ob und in welchem Maß die Aktivitäten zur Aufgabenerfüllung geregelt werden sollen. Sowohl die Aufgabenstruktur als auch die Aufgabenziele sind für die Regelungsintensität maßgebend.
Nach Nordsieck (1955) gibt es folgende Stufen der Erfüllung des Regelungsbedarfs durch die Ablauforganisation:
- Freier Verlauf
- Inhaltlich gebundener Verlauf
- Abfolgegebundener Verlauf
- Zeitlich gebundener Verlauf
- Taktmäßig gebundener Verlauf
[Bearbeiten] Geschichte
Die klassische Zweiteilung in Aufbau- und Ablauforganisation hat sich ausschließlich im deutschsprachigen Raum sowohl in der Theorie als auch in der Praxis durchgesetzt, obwohl in der praktischen Organisationsgestaltung aufbau- und ablauforganisatorische Fragen eng miteinender verbunden und somit oft schwer trennbar sind. Im angelsächsischen Sprachraum wurden zwar ablauforganisatorische Sachverhalte diskutiert, jedoch nicht in vergleichbarer Weise als eigenständige organisatorische Tatbestände bearbeitet.
[Bearbeiten] Einflussgrößen
Interne Einflussgrößen:
- Produktionsprogramm (z. B.: Fließfertigung / Werkstattfertigung)
- Struktur der Arbeitsträger (Qualifikation der Mitarbeiter)
- Struktur des Planungssystems (zentral / dezentral)
- Struktur des Informationssystems ( Übermittlung durch Vorgesetzen / EDV-System)
Externe Einflussgrößen:
- Rechtliche Normen (sicherheitstechnische Vorschriften, arbeitsrechtliche und kollektivvertragliche Regelungen)
- Soziale Normen (z. B.: bestimmte Umgangsformen unter Kollegen)
- Technologische Erkenntnisse
- Verhalten der Marktteilnehmer ( Monopolstellung / starke Konkurrenz)
[Bearbeiten] Ablauforganisatorische Konzepte
[Bearbeiten] Ablauforganisation als Arbeitsorganisation
Differenzierung von Aufbau und Ablauf
Ausgangspunkt ist immer die Aufgabe der Gesamtunternehmung und somit ein aufbauorganisatorischer Tatbestand. Die Zerlegung dieser Aufgabe ist die Voraussetzung für die Aufgaben- bzw. Arbeitsverteilung und somit auch für die Stellen- und Abteilungsbildung.
Der Arbeitsablauf ist definiert als eine Folge von Arbeitsstufen. Das sind die kleinsten zusammenhängenden Arbeitseinheiten, jene welche zur Erfüllung einer Aufgabe notwendig sind. Die einzelnen Arbeitsstufen werden entsprechend den aufbauorganisatorischen Erfordernissen zu Arbeitsreihen zusammengefasst. Diese werden wiederum zu Arbeitszyklen zusammengefügt. Nachdem Klarheit über den Arbeitsablauf besteht und durch die Vereinigung von Arbeitsstufen Arbeitszyklen geschaffen wurden, erfolgt nun die Arbeitsverteilung, bei der Arbeitsvorgänge Arbeitsträgern zugeordnet werden. Bei der Arbeitsverteilung geht es aber auch um die Leistungsabstimmung, da nicht nur das Arbeitspensum eines Arbeitsträgers, sondern auch die Leistungen verschiedener Arbeitsträger untereinander abgestimmt werden müssen. Schließlich muss noch die Arbeitsbesetzung durchgeführt werden, um einen optimalen Arbeitsprozess durchführen zu können, da die Leistungsanforderung eines Arbeitsvorganges oft nicht mit der persönlichen Leistung der Arbeitskraft übereinstimmt.
Das Analyse-Synthese-Konzept
Auf den Grundprinzipien der Aufgabenanalyse und -synthese entwickelte Erich Kosiol analog die Arbeitsanalyse und -synthese. Die Arbeitsanalyse gibt einen Überblick über alle anfallenden, auf Stellen bzw. Abteilungen zu verteilenden Arbeitsteile je nach gewählter Gliederungstiefe. (Hoffmann in Frese (Hrsg.): Handwörterbuch der Organisation 1992, S. 5)
Im Zuge der Arbeitssynthese werden die analytisch gewonnen elementaren Arbeitsteile nach den Verrichtungs-, Objekt-, Rang- oder Phasenmerkmalen zusammengefasst.
[Bearbeiten] Ablauforganisation als Ablaufplan
Dieser Ansatz ist eine Weiterentwicklung der Ablauforganisation als Arbeitsorganisation und greift dabei einzelne Teilprobleme heraus.
- Arbeitsverteilung: Die Personalausstattung ist in vielen Fällen bereits vorgegeben und kann nicht völlig geändert werden. So stimmt oft die Qualifikation der Mitarbeiter nicht mit den Anforderungen des Arbeitsganges überein. Ziel ist es nun diese Differenz zu minimieren.
- Gruppierung: Hier können sich Probleme mit der Gruppierung von Arbeitsmitteln ergeben, wie zum Beispiel die Anordnung von Maschinen. Es können aber auch Probleme bei der Gruppierung von Arbeitssubjekten (z. B. Größe von Arbeitsgruppen oder -kolonnen) und Arbeitsobjekten (z. B. Losgrößen) auftreten.
- Reihenfolge: Dieses Problem betrifft sowohl die zeitliche als auch die räumlich Anordnung von Abläufen und beschränkt sich nicht nur auf die Reihenfolge innerhalb eines Vorgangs, sondern schließt auch die Koordination mehrerer Abläufe - in zeitlicher und räumlicher Hinsicht - mit ein.
- Leistungsabstimmung: Die Leistungen einzelner Arbeitsträger müssen zeitlich und mengenmäßig synchronisiert werden.
- Transport: Da die Arbeitsträger an unterschiedlichen Standorten tätig sind müssen die Arbeitsobjekte zwischen ihnen transportiert werden. Besonders relevant für dieses Problem sind die Transportkostenminimierung sowie die Transportwegoptimierung.
[Bearbeiten] Ablauforganisation als Prozessorganisation
Dieses Konzept dient insbesondere der Integration stellenübergreifender Prozessabläufe. Vor allem bei immateriellen Bearbeitungsvorgängen hat die Ablauforganisation als Prozessorganisation stark an Bedeutung gewonnen. Prozessorganisation vollzieht sich in 3 Phasen:
- Vororganisatorische Prozessanalyse
- Verteilung von Prozesselementen auf Stellen
- Koordination der Prozesse
[Bearbeiten] Literatur
- Manfred Schulte-Zurhausen: Organisation. Vahlen Verlag, München 2002 ISBN 3-8006-2825-2
- Friedrich Hoffmann: Ablauforganisation. In: Schreyögg, Georg (Hrsg).: Handwörterbuch Unternehmensführung und Organisation (HWO) Schäffer-Poeschel Verlag, Stuttgart 2004 ISBN 3-7910-8050-4
- Alfred Kieser, Peter Walgenbach: Organisation. Schäffer Poeschel Verlag, Stuttgart 2003 ISBN 3-7910-2242-3
- Erich Kosiol: Einführung in die Betriebswirtschaftslehre. Gabler Verlag, Wiesbaden 1968
- Hans Jung: Allgemeine Betriebswirtschaftslehre. Oldenbourg Verlag, München Wien 2004 ISBN 3-486-27587-9
- Eberhard Witte: Ablauforganisation. In: Grochla, Erwin (Hrsg).: Handwörterbuch der Organisation Pöschel Verlag, Stuttgart 1969 (1973), S. 20-30 ISBN 3-7910-8004-0
