Administratieve organisatie
Administratieve Organisatie (AO) is een vakgebied binnen de informatiekunde/bedrijfsleer. Het houdt zich bezig met het functioneren van de organisatie, de informatie die hieruit voortkomt en het complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen. Een meer moderne vertaling van het begrip AO is Bestuurlijke informatieverzorging. Voor een deugdelijke AO is het van belang om een juiste financiële verantwoording te kunnen afleggen en daardoor een goedkeurende accountantsverklaring te verkrijgen.
AO wordt ook wel gekarakteriseerd door de 6 W's: Wie (functionaris) mag Wat (welke gegevens), Waarom, Wanneer en Waarmee (met welke hulpmiddelen) bewerken en Waarheen gaan die gegevens. Het begip bewerken mag ruim worden geïnterpreteerd: ook bekijken is in dit verband bewerken. Dit principe heet in het kort het Need to know-principe. Belangrijke controle items zijn hierbij juistheid, volledigheid en tijdigheid van de informatie.
Bij de opleiding SPD Bedrijfsadministratie wordt dit vak ook wel Bestuurlijke Informatievoorziening (BIV) genoemd.
Inhoud |
[bewerk] Kernbegrippen
[bewerk] Waardenkringloop
Hier wordt een onderneming procesmatig geanalyseerd en niet afdelingsgewijs of enig ander wijze. Met de waardenkringloop wordt een verband gelegd tussen de goederenbeweging en de geldbeweging. Verder geeft administratieve organisatie, door de procesmatige benadering, de verbanden weer tussen de bedrijfsprocessen. De administratie, waar de informatie in enige vorm samenkomt, kan vervolgens de informatiestromen controleren door verbanden te leggen. Belangrijke controle items zijn hierbij de juistheid van de kosten en de volledigheid van de opbrengsten.
[bewerk] Typologie
Het in de jaren 50 door Starreveld ontworpen typologiemodel had tot doel het aantal verschillende soorten huishoudingen (organisaties) sterk te vereenvoudigen en terug te brengen tot enkele basistypen. Hierbij vormt de waardenkringloop het uitgangspunt. Selectiecriteria hierbij zijn:
- het soortcriterium, in hoeverre zijn interne controlemaatregelen inzetbaar om zekerheid te verkrijgen rondom de volledigheid van de opbrengstverantwoording;
- het volgordecriterium, de afnemende mogelijkheid om deze controle te baseren op het verband tussen opgeofferde en verkregen zaken, zoals dit in het waardenkringloopproces naar voren komt.
Toelichting op het soortcriterium
Binnen dit criterium wordt onderscheid gemaakt tussen:
- handel, bij dit type organisatie ontbreekt een omzettingsproces;
- industrie, in dit type organisatie vindt een technisch omzettingsproces plaats;
- extractie en agrarisch;
- dienstverlening, waarbij men het volgende onderscheid maakt:
-
- a) er sprake is van een goederenbeweging;
- b) beschikbaarstelling van ruimte;
- c) overige.
- financiële dienstverlening.
[bewerk] Interne controle
Hieronder wordt de controle verstaan op de oordeelsvorming en activiteiten van anderen om de onderneming te kunnen besturen, mits deze controle door of namens de leiding van de organisatie wordt uitgevoerd. Het begrip interne controle wordt vaak afgekort tot IC. Tegenwoordig wordt echter met het begrip interne beheersing gewerkt, afgekort IB.
Enkel voor de volledigheid het verschil met zelfcontrole en externe controle. Bij zelfcontrole is enkel sprake van controle van de eigen werkzaamheden en het verschil met externe controle is dat deze door een onafhankelijke derde partij, die los staat van de onderneming, wordt uitgevoerd. Bij de keuze van de controle maatregel is de afweging van het risico van belang.
[bewerk] Doelstelling van Administratieve Organisatie
AO heeft als doel coördinatie en afstemming van het organisatie functioneren. Dit gebeurt veelal door de Planning en control functie en/of afdeling.
[bewerk] Coördinatie
Er worden financiële en niet-financiële plannen gemaakt met betrekking tot inkoop, productie, verkoop, personeel, handelscapaciteit. Bron voor de plannen zijn organisatiegegevens uit het verleden en de omgeving. Planning wordt binnen de AO aangeduid met de "SOLL"-situatie. Een wat moderner benaming voor SOLL is "to-be".
[bewerk] Afstemming
De doelrealisatie wordt gecontroleerd tijdens de uitvoering: de huidige situatie. Binnen de AO spreekt men van de "IST"-situatie. De gegevens die hieruit naar voren komen worden gefilterd op doelgerichtheid en doelmatigheid. Zo wordt informatie verkregen. De IST- en de SOLL- situatie worden met elkaar vergeleken. Een wat moderner benaming voor IST is "as-is".
Geconstateerde afwijkingen worden onderzocht op oorzaak en gevolg. De verkregen gegevens worden omgezet naar informatie. Hiermee worden maatregelen opgesteld om de afwijkingen op te lossen of te verminderen. Dit zijn maatregelen in plannen, processen, systemen. Hiermee wordt het organisatiefunctioneren bijgesteld en beheerst.
[bewerk] Tot slot
Voor AO is het belangrijk om praktische kennis en inzicht te hebben over de organisatie en haar omgeving. Het vakgebied moet niet beperkt blijven tot papier. Dit is voor vele organisaties (nog steeds) een struikelblok.
